Digital Signage & Self-Service-Terminals für E-HR

Der Weg durch die Schicht: Zeiterfassung, Zutritt und interne Kommunikation

Eine Mitarbeiterin betritt am Frühdienst das Werksgelände. Am Zutrittsterminal hält sie ihren Werksausweis vor den NFC-Leser, das System gleicht die Berechtigung ab, öffnet die Schranke und bucht gleichzeitig den Arbeitsbeginn in der Zeiterfassung. Auf dem Weg zur Werkshalle passiert sie einen Infoscreen, der den aktuellen Schichtplan, Sicherheitsunterweisungen des Tages und Hinweise zur Kantinenbelegung anzeigt. Zur Mittagspause bucht sie am selben Terminaltyp die Pause aus und wieder ein, am Ende der Schicht den Feierabend. Alle Buchungen laufen automatisch in das Zeitwirtschaftssystem der Personalabteilung ein, ohne manuelle Nacherfassung und ohne Medienbruch zwischen Werkstor, Kantine und Büro.

Dieser Ablauf – Zutritt, Zeitbuchung, interne Information, Pausenmanagement – ist im Kern ein Compliance-Thema geworden, seit das Bundesarbeitsgericht mit seinem Beschluss (1 ABR 22/21) klargestellt hat, dass Arbeitgeber in Deutschland zur systematischen Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet sind. Damit ist Zeiterfassung keine freiwillige HR-Komfortfunktion mehr, sondern eine gesetzliche Pflicht nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG), die belastbare, manipulationssichere Hardware voraussetzt.

Beschäftigtendatenschutz und IT-Sicherheit

An Zeiterfassungs- und Zutrittsterminals entstehen laufend personenbezogene Beschäftigtendaten – Kommen, Gehen, Pausen, teils Aufenthaltsorte auf dem Werksgelände. Das unterliegt dem besonderen Beschäftigtendatenschutz nach § 26 BDSG und der DSGVO. Unsere Gehäuse sind so konstruiert, dass Lesegeräte und Verkabelung vor Manipulation und unbefugtem Zugriff geschützt sind, und lassen sich in bestehende IT-Sicherheitskonzepte etwa nach ISO 27001 einbinden, ohne dass Unternehmen sich an einen bestimmten Terminalhersteller binden müssen.

Barrierefreiheit auch im Betrieb

Auch wenn Zutritts- und Zeiterfassungsterminals in Werkshallen nicht immer unter das BFSG im engeren Sinne des öffentlich zugänglichen Bereichs fallen, gilt betriebsintern derselbe Anspruch: Mitarbeitende mit Seh- oder Mobilitätseinschränkungen müssen Terminals eigenständig bedienen können. Wir setzen daher auch bei internen HR-Terminals auf kontraststarke Bedienoberflächen, geeignete Anbauhöhen und alternative Erfassungsmethoden.

Häufige Fragen

Sind Unternehmen in Deutschland gesetzlich zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet?

Ja. Seit das Bundesarbeitsgericht mit seinem Beschluss (1 ABR 22/21) klargestellt hat, dass Arbeitgeber zur systematischen Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet sind, ist Zeiterfassung keine freiwillige HR-Komfortfunktion mehr, sondern eine gesetzliche Pflicht nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG), die belastbare, manipulationssichere Hardware voraussetzt.

Muss der Betriebsrat bei der Einführung von Zeiterfassungsterminals mitbestimmen?

In aller Regel ja: Zeiterfassungssysteme unterliegen der Mitbestimmung des Betriebsrats gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Wir achten bei der Beratung darauf, dass die Hardware die im Rahmen einer Betriebsvereinbarung vereinbarten Erfassungsmethoden technisch sauber abbildet – etwa wenn statt biometrischer Verfahren bewusst kartenbasierte Lösungen vorgesehen sind.

Wie wird der Beschäftigtendatenschutz bei den erfassten Zeit- und Zutrittsdaten sichergestellt?

An Zeiterfassungs- und Zutrittsterminals entstehen laufend personenbezogene Beschäftigtendaten – Kommen, Gehen, Pausen, teils Aufenthaltsorte auf dem Werksgelände. Das unterliegt dem besonderen Beschäftigtendatenschutz nach § 26 BDSG und der DSGVO. Unsere Gehäuse sind so konstruiert, dass Lesegeräte und Verkabelung vor Manipulation und unbefugtem Zugriff geschützt sind, und lassen sich in bestehende IT-Sicherheitskonzepte etwa nach ISO 27001 einbinden.

Können dieselben Terminals auch für interne Kommunikation genutzt werden?

Ja. Viele Betriebe nutzen dieselben Standorte – Eingangsbereiche, Kantinen, Pausenräume – zusätzlich zur reinen Zeit- und Zutrittserfassung für digitale Aushänge: Schichtpläne, Sicherheitsunterweisungen, Betriebsvereinbarungen und aktuelle Meldungen aus der Produktion. Da diese Displays rund um die Uhr in Betrieb sind und in Produktionsumgebungen häufig Staub, Feuchtigkeit oder Temperaturschwankungen ausgesetzt sind, muss die Einhausung entsprechend robust ausgelegt sein.

Gilt Barrierefreiheit auch für interne Terminals in Werkshallen, die nicht öffentlich zugänglich sind?

Auch wenn Zutritts- und Zeiterfassungsterminals in Werkshallen nicht immer unter das BFSG im engeren Sinne des öffentlich zugänglichen Bereichs fallen, gilt betriebsintern derselbe Anspruch: Mitarbeitende mit Seh- oder Mobilitätseinschränkungen müssen die Terminals eigenständig bedienen können. Wir setzen daher auch bei internen HR-Terminals auf kontraststarke Bedienoberflächen, geeignete Anbauhöhen und alternative Erfassungsmethoden.

Wie lässt sich Zeiterfassung und Zutrittskontrolle über mehrere Produktionsstandorte hinweg vereinheitlichen?

Über eine herstellerunabhängige Gehäusestrategie: Die Terminalhardware wird standortübergreifend beschafft und montiert, während die Software-Anbindung an das jeweilige lokale Zeitwirtschaftssystem unverändert bestehen bleibt. Das bedeutet für Einkaufsabteilungen kürzere Lieferzeiten bei Erweiterungen und eine einheitliche Ersatzteilversorgung über alle Werke hinweg – ein Aspekt, der bei Rahmenverträgen mit mehreren Standorten regelmäßig den Ausschlag gibt.

Weitere Branchenlösungen